○那珂川市住民票の写し等の第三者請求に係る本人通知制度実施要綱
(平成29年7月18日要綱第52号)
改正
平成30年6月27日要綱第31号
平成31年3月29日要綱第31号
令和2年3月5日要綱第9号
令和5年3月29日要綱第16号
那珂川町住民票の写し等の不正取得に係る本人通知要綱（平成24年要綱第41号）の全部を改正する。
(目的)
第1条　この要綱は、住民基本台帳法（昭和42年法律第81号。以下「住基法」という。）又は戸籍法（昭和22年法律第224号）の規定により、個人の人権その他の権利利益の侵害を防止し、住民票の写し等の不正取得の抑止を図ることを目的として、住民票の写し等を第三者に交付した場合において、事前の申請により登録された者に対し、その交付の事実を通知すること（以下「登録通知」という。）、又は住民票の写し等の不正取得が行われた場合において、本人にその旨を通知すること（以下「不正取得通知」という。）について定めるものとする。
(定義)
第2条　この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　住民票の写し等　次に掲げるものをいう。
ア　住基法に規定する住民票の写し（消除又は改製されたものを含む。）、住民票記載事項証明書又は戸籍の附票の写し（消除又は改製されたものを含む。）
イ　戸籍法に規定する戸籍全部事項証明書（除かれたものを含む。）、戸籍個人事項証明書（除かれたものを含む。）、戸籍一部事項証明書（除かれたものを含む。）、戸籍謄本（除かれたもの又は改製されたものを含む。）、戸籍抄本（除かれたもの又は改製されたものを含む。）、戸籍記載事項証明書（除かれたもの又は改製されたものを含む。）又は届出書の記載事項証明書
(2)　本人　住民票の写し等の交付請求書（職務上請求書を含む。）に記載された者（本人の法定代理人を含む。）をいう。
(3)　第三者　次に掲げる者をいう。
ア　住基法第12条第1項又は第20条第1項の規定により住民票の写し等を請求する者の代理人
イ　住基法第12条の3又は第20条（第1項及び第2項を除く。）の規定により住民票の写し等が必要である旨の申出をする者
ウ　戸籍法第10条第1項（同法第12条の2において準用する場合を含む。）の規定により住民票の写し等を請求する者の代理人
エ　戸籍法第10条の2（第2項を除く。同法第12条の2において準用する場合を含む。）の規定により住民票の写し等を請求する者
(4)　特定事務受任者　弁護士（弁護士法人を含む。）、司法書士（司法書士法人を含む。）、土地家屋調査士（土地家屋調査士法人を含む。）、税理士（税理士法人を含む。）、社会保険労務士（社会保険労務士法人を含む。）、弁理士（特許業務法人を含む。）、海事代理士又は行政書士（行政書士法人を含む。）をいう。
(5)　職務上請求書　特定事務受任者の所属する会が発行した住民票の写し等の交付を請求する書類をいう。
(6)　不正取得　偽りその他不正の手段により、住民票の写し等の交付を請求し、交付を受けることをいう。
(登録通知の対象者)
第3条　登録通知の対象となる者は、登録の申請の日において次のいずれかに該当する者とする。
(1)　住基法の規定により本市の住民基本台帳（消除又は改製されたものを含む。）又は戸籍の附票（除かれたもの又は改製されたものを含む。）に記載されている者
(2)　戸籍法の規定により、本市が編製した戸籍（除かれたもの又は改製されたものを含む。）に記載されている者
2　前項の規定にかかわらず、日本国内に住民登録が無い者、死亡した者又は失踪の宣告を受けた者は、対象としない。
(登録通知の申請)
第4条　登録通知を希望する者（以下「申請者」という。）は、あらかじめ本人通知制度登録申請書（様式第1号）により、市長に登録の申請を行うものとする。
2　第1項の規定による申請を代理人により行おうとするときは、次に掲げる区分に応じ、当該各号に定める書類を提示し、又は提出するものとする。
(1)　法定代理人　戸籍謄本その他法定代理人の資格を証明する書類。ただし、本市に備え付けの公簿等により、当該事実が判明する場合は、これを省略することができる。
(2)　法定代理人以外の者　委任状等委任の事実を確認することができる書類
3　申請者が次の各号のいずれかに該当するときは、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号）第2条第6項に規定する一般信書便事業者又は同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により、第1項の規定による申請をすることができる。
(1)　疾病その他やむを得ない理由等により窓口で直接申請をすることができないとき。
(2)　他の市区町村に居住しているとき。
4　第2項の規定は、前項の申請について準用する。この場合において、第2項第1号に規定する書類については、その写しによることができる。
(登録通知の登録)
第5条　市長は、前条の規定による申請があったときは、審査の上、適当と認めるときは本人通知制度登録者名簿(様式第2号。以下「登録者名簿」という。)に登録するものとする。
2　登録の期間は、永年とする。
3　市長は、第1項の規定により登録者名簿に記載したときは、本人通知制度新規登録完了通知書(様式第3号)により申請者に通知するものとする。
(登録の変更等)
第6条　登録者名簿に記載された者(以下「登録者」という。)は、氏名、住所その他登録した内容に変更が生じたとき、又は登録を廃止しようとするときは、本人通知制度登録(変更・廃止)届出書(様式第4号)により市長に届け出るものとする。
2　第4条第2項から第4項までの規定は、前項の届出について準用する。
[第4条第2項] [第4項]
3　市長は、登録内容に変更が生じ、第1項による届出がなされていないことを知ったときは、本人通知制度登録変更届提出依頼通知書（様式第5号）により当該人に通知するものとする。
4　市長は、第1項の規定により登録内容を変更したときは、本人通知制度登録内容変更完了通知書(様式第6号)により登録者に通知するものとする。
(登録通知)
第7条　市長は、登録者名簿に登録した日の翌日以後に第三者からの請求により登録者の住民票の写し等の交付をしたときは、次に掲げる事項を記載した本人通知制度本人通知書（様式第7号）により、当該登録者に通知するものとする。ただし、市長が特別な事情があると認めたときは、この限りでない。
(1)　住民票の写し等の交付年月日
(2)　交付した住民票の写し等の種別及び部数
(3)　交付請求者の種別
(登録の抹消)
第8条　市長は、登録者が次の各号のいずれかに該当するときは、当該登録を職権により抹消するものとする。
(1)　第6条第1項の規定による廃止の届出があったとき。
[第6条第1項]
(2)　登録者が死亡し、又は失踪宣告を受けたとき。
(3)　登録者が国外に転出したとき。
(4)　登録者の居住地が判明せず、住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)第12条第1項の規定により職権にて住民票が消除されたとき。
(5)　市長が第5条第3項、第6条第4項及び前条の規定により郵送した通知書が返戻されたとき。
[第5条第3項] [第6条第4項]
(6)　その他市長が特に登録を抹消する必要があると認めるとき。
2　市長は、前項第1号、第3号、第4号及び第6号の規定により登録内容を抹消したときは、本人通知制度登録抹消通知書（様式第8号）により登録者に通知するものとする。
(不正取得通知)
第9条　市長は、次の各号のいずれかに該当する場合には、その旨を本人に通知するものとする。
(1)　住民票の写し等を取得した第三者が、住基法第46条第2号、戸籍法第133条又は同法第134条の規定に該当する不正取得者であることが明らかになったとき。
(2)　国又は県の通知等により、特定事務受任者が、職務上請求書を使用し、不正取得を行った事実が明らかになったとき。
(3)　その他市長が特に必要と認めるとき。
(不正取得通知の内容)
第10条　市長は、前条の規定により本人に通知する場合には、通知を行う理由を説明した上で、住民票の写し等の不正取得の事実を通知する。この場合において、市長が必要と認める場合には、本人に住民票の写し等の交付の仕組みを説明するものとする。
(不正取得通知の方法)
第11条　第9条の規定による通知は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第69条第2項の規定に基づき、あらかじめ書面で本人に連絡し、本人のプライバシーに十分に配慮した上で、電話又は面談により行うものとする。
[第9条]
(不正取得通知後の支援)
第12条　市長は、住民票の写し等の不正取得による人権その他の権利利益の侵害が明らかになった場合には、本人に対し、法務局への人権救済の申立て方法その他必要な情報を適宜提供し、支援するものとする。
(文書の保存)
第13条　この要綱の規定により作成又は保管した文書は、当該登録を抹消した日の属する年度の翌年度から起算して3年間保存するものとする。
(委任)
第14条　この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附　則
(施行期日等)
1　この要綱は、平成29年10月1日から施行し、不正取得通知に関しては、同日以後に行われた不正取得について適用する。
(準備行為)
2　この要綱の規定による登録者名簿に関し必要な手続その他の行為は、この要綱の施行の日前においても行うことができる。
(経過措置)
3　この要綱の施行日前に改正前の那珂川町住民票の写し等の不正取得に係る本人通知要綱に規定する不正取得が行われた場合における本人通知については、なお従前の例による。
附　則(平成30年6月27日要綱第31号)
(施行期日)
1　この要綱は、平成30年10月1日から施行する。
(経過措置)
2　この要綱による改正前の様式（以下「旧様式」という。）により使用されている書類は、この要綱による改正後の様式によるものとみなす。
3　この要綱の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができるものとする。
附　則(平成31年3月29日要綱第31号)
この要綱は、平成31年4月1日から施行する。
附　則(令和2年3月5日要綱第9号)
この要綱は、公布の日から施行する。
附　則(令和5年3月29日要綱第16号)
この要綱は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日(令和5年4月1日)から施行する。
様式第1号(第4条関係)
様式第2号(第5条関係)
様式第3号(第5条関係)
様式第4号(第6条関係)
様式第5号(第6条関係)
様式第6号(第6条関係)
様式第7号(第7条関係)
様式第8号(第8条関係)